By Duża firma generuje ogromną liczbę dokumentów, które po pewnym czasie się dezaktualizują. Rozporządzenie o ochronie danych osobowych zobowiązuje jednocześnie przedsiębiorstwa, organizacje i instytucje do bezpiecznego przetwarzania danych, w ramach którego zalicza się również niszczenie dokumentów. Duża liczba materiałów przeznaczonych do zniszczenia może stanowić problem nawet dla dużych organizacji. Jak przeprowadzić proces masowego niszczenia dokumentacji i czy warto go realizować samodzielnie w firmie?
Masowe niszczenie dokumentów — co to oznacza
Każda firma, przedsiębiorstwo czy organizacja zobligowana jest do przestrzegania norm zawartych w przepisach o ochronie danych osobowych. Niewątpliwie każda taka osoba prawna generuje dokumenty zawierające dane osobowe i pracuje na bazach danych zawierających takie informacje. W efekcie jest zobligowana do ochrony danych i bezpiecznego przetwarzania informacji — czyli zabezpieczenia ich przed ewentualnym wyciekiem na zewnątrz. Ochrona ta dotyczy nie tylko dokumentów aktualnych, ale również archiwalnych. I tak, jak z niszczeniem dokumentacji na bieżąco dość łatwo można sobie poradzić za pomocą biurowych niszczarek, tak utylizacja zdezaktualizowanych dokumentów z archiwum stanowi już wyzwanie. Szczególnie dla dużych firm operujących tysiącami informacji i wytworzonej dokumentacji.
Rozwiązaniem problemu masowego niszczenia dokumentacji jest skorzystanie z usług firm specjalizujących się w niszczeniu dokumentów. Firmy takie mogą przejąć od klienta dużą liczbę dokumentów, które następnie zniszczą hurtowo w profesjonalnej niszczarni wyposażonej w maszyny do przemysłowego niszczenia dokumentacji.
Jak przebiega usługa masowego niszczenia dokumentów
Duża liczba dokumentów do zniszczenia pochodząca na przykład z archiwum jest wyzwaniem dla podmiotów przetwarzających dane. Problemem jest nie tylko fizyczne zniszczenie materiałów, ale również ich różnorodność (np. dokumenty papierowe czy nośniki danych) oraz bezpieczny przewóz zgromadzonej dokumentacji do niszczarni. Stąd firmy specjalizujące się w usłudze niszczenia dokumentów proponują skorzystanie z kompleksowej obsługi zawierającej w sobie zarówno odbiór materiałów od klienta, segregację dokumentów ze względu na materiał, na jakim zostały zapisane dane, jak i fizyczne zniszczenie materiałów.
Odbiór dokumentów dokonywany jest zawsze na podstawie protokołu. W ten sposób zarówno firma zlecająca, jak i zleceniobiorca zabezpieczają się przed zarzutem wycieku danych. Duże firmy specjalizujące się w niszczeniu dokumentacji oferują odbiór i zniszczenie wszystkich materiałów — od papierowych kartek, po całe segregatory, materiały zmieszane — np. kartki w foliowych koszulkach oraz elektroniczne, magnetyczne czy optyczne nośniki danych. W ten sposób zapewniają kompleksową obsługę i bezpieczeństwo klienta w każdym zakresie. Warto dodać, że usługodawca może przekazać materiały w formie posegregowanej lub zmieszanej. Forma przekazania ma znaczenie wyłącznie w związku z wyceną usługi. Dlaczego z ceną? Każda firma niszcząca dokumenty zobowiązana jest do przestrzegania segregacji w zakresie materiałów i niszczenia dokumentów zawierających wyłącznie jeden typ materiału — np. papier, karton, folie itp. Należy dodać, że wszystkie zniszczone dokumenty przekazywane są do recyklingu, więc muszą podlegać uprzedniej segregacji.
Firma, która przyjęła zlecenie na usługę niszczenia dokumentów, może przewieźć je własnym transportem do niszczarni. To rozwiązanie ma wiele zalet — po pierwsze jest bezpieczne — zleceniobiorca powinien posiadać samochody z wbudowanym sygnałem GPS, który umożliwia śledzenie trasy pojazdu. Transport materiałów powinien odbywać się w zaplombowanych kontenerach uniemożliwiających wgląd osób postronnych. Ponadto przewiezienie dużej ilości dokumentów może być kłopotliwe dla klienta, dlatego usługodawcy często, szczególnie przy dużej liczbie materiałów, korzystają z takiej opcji.
Sam proces niszczenia powinien przebiegać w specjalistycznej niszczarni wyposażonej w urządzenia do przemysłowego niszczenia różnego typu materiałów. Dla bezpieczeństwa i potwierdzenia fachowości obsługi proces jest nagrywany i monitorowany. Co więcej, powinien móc w nim uczestniczyć przedstawiciel zlecającego.
Końcowym etapem usługi jest przekazanie klientowi kompleksowej dokumentacji wraz z protokołem odbioru, protokołem zniszczenia z materiałem filmowych i certyfikatem zniszczenia.
