Ile kosztuje niszczenie dokumentów? Od czego zależy cena usługi?

Chociaż wydawać by się mogło, że niszczeniu dokumentów nie trzeba poświęcać zbyt wiele uwagi, musi się ono odbywać zgodnie z prawem. W przeciwnym razie osoba niepowołana mogłaby odczytać poufne dane i wykorzystać je przeciwko firmie lub w procederze przestępczym. Ile zatem kosztuje profesjonalne niszczenie dokumentów? Czy jest ono droższe od działania na własną rękę?

Ile kosztuje niszczenie dokumentów? Co wpływa na cenę profesjonalnej usługi?

 Dokumenty, które zawierają dane osobowe, poufne lub tajne, możesz zniszczyć albo na własną rękę, albo korzystając ze wsparcia profesjonalistów. Ta druga opcja jest polecana, zwłaszcza jeśli chcesz zutylizować duże ilości zalegających w archiwum papierów. Ile jednak to kosztuje? Co determinuje cenę fachowych usług?

Niestety, bez szczegółów dotyczących zamówienia trudno jednoznacznie określić, ile będzie kosztować niszczenie dokumentów. Na cenę usługi wpływ ma bowiem kilka czynników. Co konkretnie?

reklama

1. Ilość dokumentów przeznaczonych do zniszczenia. Im więcej dokumentów chcesz zniszczyć, tym więcej zapłacisz.
2.  Typ nośnika danych. Część podmiotów oprócz niszczenia dokumentów papierowych świadczy również usługi utylizacji innych nośników danych, np. dysków optycznych. Zazwyczaj jest to droższa usługa, niż niszczenie papieru.
3.  Kategoria danych. Im bardziej poufne dane zawierają dokumenty, tym wyższe środki bezpieczeństwa należy zachować i na mniejsze kawałki je pociąć. Może się to wiązać z wyższą ceną.
4.  Transport. Jeśli zależy Ci na tym, aby dokumenty zostały odebrane przez pracowników firmy i przewiezione do miejsca utylizacji specjalnym samochodem, musisz liczyć się z dodatkowymi kosztami. Będą one tym wyższe, im większy dystans dzieli miejsce odbioru od miejsca, gdzie niszczenie będzie się odbywać. Możesz również dostarczyć dokumenty samodzielnie, dzięki czemu zaoszczędzisz.
5.  Nagranie. Po zakończeniu utylizacji otrzymasz certyfikat potwierdzający fakt zniszczenia dokumentów oraz protokół z przebiegu procedury. Są one bezpłatne. Jeśli jednak potrzebujesz nagrania z procesu, musisz uiścić dodatkową opłatę.
6.  Cykliczność. Za jednorazowe zlecenie zapłacisz więcej, niż za regularną dostawę dokumentacji lub niszczenie dokumentów w systemie pojemnikowym (pracownicy odbierają od Ciebie dokumenty po zapełnieniu pojemnika, a następnie je niszczą). Stali klienci mogą bowiem liczyć na atrakcyjne rabaty.

Większość cenników firm oferujących profesjonalne niszczenie dokumentów zawiera orientacyjne ceny utylizacji kilograma dostarczonego papieru. Warto się jednak z nimi zapoznać, by wstępnie oszacować koszty. Wiele podmiotów oferuje również bezpłatną wycenę niszczenia. Wystarczy zadzwonić lub napisać e-maila i podać szczegóły, by zyskać jasną odpowiedź.

Ile kosztuje niszczenie dokumentów na własną rękę?

 Niszczenie dokumentów na własną rękę nie jest tak tanie, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Po pierwsze, musisz kupić niszczarkę, która będzie oferować odpowiedni poziom ochrony danych i sprosta potrzebom utylizacyjnym Twojej firmy.

Nie w każdym przedsiębiorstwie proste, tanie urządzenie biurowe zda egzamin. Musisz więc odpowiedzieć sobie na pytanie, czy jesteś gotowy na wydatek rzędu kilku-, a nawet kilkunastu tysięcy złotych za dobrej klasy niszczarkę.

Po drugie, ktoś musi zająć się utylizacją dokumentów – Twoi pracownicy lub Ty. Tymczasem dodatkowe obowiązki oznaczają mniej czasu na dotychczasowe zadania, a nie wszystkie dokumenty można niszczyć na bieżąco. Część z nich musi być przechowywana w archiwum przez określony termin. Jeśli o to nie zadbasz, mogą Cię czekać przykre konsekwencje.

To, czy wybierzesz profesjonalne niszczenie, czy utylizację na własną rękę, zależy w dużej mierze od Twoich potrzeb. Jeśli często produkujesz duże ilości dokumentów, skorzystaj z usług fachowców. Dzięki temu zaoszczędzisz sporo czasu, a przy okazji zyskasz pewność, że nikt nie odtworzy i nie odczyta wrażliwych danych.